為規(guī)范中國科學(xué)院戰(zhàn)略性先導(dǎo)科技專項（以下簡稱“先導(dǎo)專項”）建檔工作，確保先導(dǎo)專項檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用，根據(jù)國家、院有關(guān)檔案工作制度規(guī)范，結(jié)合先導(dǎo)專項檔案工作特點，制定本規(guī)范。

　　第一章 歸檔范圍與質(zhì)量要求

　　第一條 先導(dǎo)專項檔案包括科研檔案（紙質(zhì)和電子兩種形式）、聲像檔案（照片、音頻、視頻）等。先導(dǎo)專項文件材料歸檔范圍和檔案保管期限可參考附件1。

　　第二條 先導(dǎo)專項歸檔文件材料質(zhì)量應(yīng)符合以下要求：

　　（一）歸檔文件材料一般應(yīng)為原件。因特殊情況無法獲取原件時，應(yīng)在復(fù)制件上加蓋復(fù)制件提供單位的公章，并注明原件存放地。

　　（二）歸檔文件材料內(nèi)容應(yīng)真實、準確，字跡清楚，圖樣（表）清晰、格式規(guī)范、簽字蓋章手續(xù)和文件形成日期完備，不得隨意更改、變動。

　　（三）歸檔文件材料應(yīng)采用耐久、可靠、滿足長期保存要求的記錄載體和記錄方式。

　　（四）歸檔聲像文件材料的聲音、影像應(yīng)清晰，主題突出，具有代表性和典型性，能夠客觀、完整地反映活動的主要內(nèi)容、人物和場景等。

　　（五）歸檔電子文件、聲像文件材料應(yīng)與其元數(shù)據(jù)一并歸檔，真實性、完整性、可用性、安全性應(yīng)符合《中國科學(xué)院電子文件歸檔與電子檔案管理辦法（試行）》（科發(fā)辦字〔2021〕40號）相關(guān)規(guī)定要求。

　　（六）歸檔電子文件、聲像文件材料應(yīng)采用通用格式歸檔，不能轉(zhuǎn)換為通用格式的，應(yīng)與其專用軟件、技術(shù)資料、操作手冊等一并歸檔。

　　第二章   歸檔文件材料整理

　　第三條 整理原則

　　（一）先導(dǎo)專項文件材料的整理應(yīng)符合系統(tǒng)性、成套性要求，遵循其自然形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。

　　（二）先導(dǎo)專項科研文件材料以“卷”為單位整理，聲像文件材料以“件”為單位整理。

　　（三）紙質(zhì)文件材料和電子文件整理應(yīng)協(xié)調(diào)一致。

　　第四條 分類

　　先導(dǎo)專項科研文件材料、聲像文件材料按照“任務(wù)層級”分類；其中，專項層級文件材料按照“問題”分類，一般分為策劃論證與立項、組織管理、成果管理、綜合績效評價與后評估等。先導(dǎo)專項檔案分類示例圖見附件2。

　　第五條 紙質(zhì)科研文件材料的整理

　　先導(dǎo)專項紙質(zhì)科研文件材料的整理包括組件、修整、組卷、編制檔號、編頁、編制卷內(nèi)目錄、編制案卷封面、編制案卷目錄、編制卷內(nèi)備考表、裝訂與裝盒。

　　（一）組件

　　1. 件的構(gòu)成

　　科研文件材料一般以每份文件為一件。

　　（1）正文、附件一般為一件，文件的附件數(shù)量較多或者過厚時，可單獨成件；文件正本與定稿一般為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件。

　　（2）績效實施報告、研究報告、技術(shù)總結(jié)、實驗記錄本、圖冊、報表等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）。

　　（3）簡報、周報等材料一般一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件；會議記錄一年一本的，一本為一件。

　　（4）來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、函與復(fù)函等）一般獨立成件，也可為一件。

　　（5）有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。

　　2. 件內(nèi)文件材料排序

　　正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。有收文處理單或發(fā)文稿紙的，收文處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　（二）修整

　　1. 對不符合要求的紙質(zhì)歸檔文件材料應(yīng)進行修整。

　　2. 紙質(zhì)歸檔文件材料字跡模糊或易褪變的，應(yīng)予復(fù)制；已破損的，應(yīng)按照《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》（DA/T 25）予以修裱。

　　3. 歸檔文件材料應(yīng)去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

　　4. 對于幅面過大的文件材料，應(yīng)在不影響日后使用效果的前提下進行折疊，應(yīng)控制折疊數(shù)，并露出文件材料首頁標題，折痕避免壓字。圖紙參照《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T 10609.3）按照手風(fēng)琴式和A4號圖幅（210mm×297mm）折疊，標題欄在右下角露出來，歸檔底圖嚴禁折疊。

　　（三）組卷

　　1. 專項文件材料按內(nèi)容組卷，按事由結(jié)合時間、重要程度排列。

　　2. 項目文件材料以項目為單位，按科研工作階段組成一卷或多卷。

　　3. 課題文件材料以課題為單位，按科研工作階段或重要程度組成一卷或多卷。設(shè)備文件材料以臺（套）為單位，按設(shè)備購置流程組卷。獨立成冊（套）的技術(shù)文件應(yīng)保持其原貌，不宜拆散重新組卷；長期、連續(xù)性的常規(guī)觀測實驗等原始記錄、整理記錄及綜合分析報告、運行記錄等可按時間順序組卷。

　　4. 卷內(nèi)文件材料結(jié)合問題、時間進行排列。

　　（四）編制檔號

　　先導(dǎo)專項科研檔案檔號由檔案門類代碼、先導(dǎo)專項任務(wù)編號、問題代碼、案卷號組成，檔號結(jié)構(gòu)為“檔案門類代碼-先導(dǎo)專項任務(wù)編號[-問題代碼]-案卷號”。檔號釋義圖見附件3。

　　1. 檔案門類代碼：采用檔案門類名稱的拼音首字母縮寫標識?？蒲袡n案代碼為KY。

　　2. 先導(dǎo)專項任務(wù)編號：指專項、項目、課題的任務(wù)編號。

　　3. 問題代碼：采用2位阿拉伯數(shù)字標識。策劃論證與立項為01，組織管理為02，成果管理為03，綜合績效評價與后評估為04。

　　4. 案卷號：填寫案卷排列順序號。案卷號用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的，前面用“0”補足。

　　各先導(dǎo)專項應(yīng)按先導(dǎo)專項檔號編制規(guī)則編制檔號；各級任務(wù)實施單位可根據(jù)本單位檔案管理情況編制立檔單位檔號，立檔單位檔號應(yīng)與先導(dǎo)專項檔號互見。

　　（五）編頁

　　1. 以件為單位編寫頁號，各件之間不連續(xù)編號。

　　2. 編寫頁號以有效內(nèi)容的頁面為一頁。案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

　　3. 已有頁號且編號連續(xù)無誤的單件裝訂文件材料，如裝訂成套的圖樣、印刷成冊的文件材料等，可不再重新編寫頁號。

　　4. 頁號宜標注在文件材料正面右上角或背面左上角的空白位置，折疊后的圖紙一律標注在右下角。

　　（六）編制卷內(nèi)目錄

　　1. 卷內(nèi)目錄應(yīng)對照卷內(nèi)文件材料逐件著錄，排列在卷內(nèi)文件材料首頁之前。

　　2. 卷內(nèi)目錄設(shè)置序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁數(shù)、密級、保密期限、載體形式、備注、檔號等項目，式樣見附件4。具體填寫要求如下：

　　（1）序號：填寫卷內(nèi)歸檔文件材料順序號。以一份文件為單位，從“01”依次標注。不同案卷應(yīng)分別從01起編寫序號。

　　（2）文件編號：填寫文件材料的發(fā)文字號、型號、圖號或代字、代號等。沒有文件編號的，不用標識。

　　（3）責(zé)任者：填寫文件材料形成部門或主要責(zé)任者，應(yīng)著錄全稱或規(guī)范簡稱。有多個責(zé)任者時著錄兩個主要責(zé)任者，中間用“、”隔開，其余用“等”代替。

　　（4）文件題名：填寫文件材料標題全稱，沒有標題或標題不規(guī)范的依據(jù)內(nèi)容自擬標題，擬寫標題外應(yīng)加“[ ]”。外文文件材料應(yīng)有翻譯的相應(yīng)中文題名。

　　（5）日期：填寫文件材料形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如20220609。日期無法考證的，以歸檔年度為文件材料年度，月、日用“01”補足，如20220101。

　　（6）頁數(shù)：填寫每件歸檔文件材料的頁數(shù)總數(shù)。

　　（7）密級：按文件材料實際標注填寫密級，一般分為秘密、機密、絕密三種。沒有密級的，不用標識。

　　（8）保密期限：文件材料明確標注保密期限的，應(yīng)同時填寫保密期限，如“1年”；無保密期限的不填寫。

　　（9）載體形式：填寫文件材料載體狀態(tài)，如“紙質(zhì)”。

　　（10）備注：填寫需要說明的情況，如歸檔復(fù)印件的原件存放地。

　　（11）檔號：按照本規(guī)范“第五條（四）”相關(guān)要求編制。

　　（七）編制案卷封面

　　案卷封面設(shè)置檔號、案卷題名、保管期限、密級、起止日期、歸檔日期等項目，式樣見附件5。具體填寫要求如下：

　　1. 檔號：按照本規(guī)范“第五條（四）”相關(guān)要求編制。

　　2. 案卷題名：填寫本卷文件材料組合內(nèi)容的概括性標題，應(yīng)簡明、扼要，反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容和文種。

　　3. 保管期限：填寫組卷時劃定的保管期限，分永久和定期10、30年，分別使用“永久”“30年”“10年”標識。

　　4. 密級：填寫卷內(nèi)文件材料的最高密級。

　　5. 起止日期：填寫案卷內(nèi)全部文件材料形成的最早和最晚的日期，如20210101-20220101。

　　6. 歸檔日期：填寫檔案正式移交綜合檔案室（檔案部門）的日期。

　　（八）編制案卷目錄

　　案卷目錄設(shè)置序號、先導(dǎo)專項檔號、立檔單位檔號、任務(wù)名稱、案卷題名、總件數(shù)、總頁數(shù)、起始日期、終止日期、保管期限、密級、備注等項目，式樣見附件6。具體填寫要求如下：

　　1. 序號：填寫案卷的流水順序號。以卷為單位，從“0001”依次標注。

　　2. 先導(dǎo)專項檔號、立檔單位檔號：按照本規(guī)范“第五條（四）”相關(guān)要求編制。

　　3. 任務(wù)名稱：填寫各級任務(wù)實施單位所承擔(dān)任務(wù)的全稱或規(guī)范簡稱。

　　4. 案卷題名、保管期限、密級等項目，按照本規(guī)范“第五條（七）”相關(guān)要求填寫。

　　5. 總件數(shù)：填寫案卷內(nèi)全部文件材料的件數(shù)之和?！拜d體形式”為“紙質(zhì)和電子”的僅算1件。

　　6. 總頁數(shù)：填寫案卷內(nèi)全部文件材料的頁數(shù)之和。

　　7. 起始日期：填寫案卷內(nèi)文件材料形成的最早日期，如20210101。

　　8. 終止日期：填寫案卷內(nèi)文件材料形成的最晚日期，如20220101。

　　9. 備注：填寫需要說明的情況。

　　（九）編制卷內(nèi)備考表

　　卷內(nèi)備考表置于卷內(nèi)全部文件材料之后。設(shè)置盒內(nèi)文件材料情況說明、立卷人、立卷日期、審核人、審核日期等項目，式樣見附件7。具體填寫要求如下：

　　1. 盒內(nèi)文件材料情況說明：填寫卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)，注明與本卷有密切關(guān)系但不能保存在一起的文件材料或?qū)嵨锏幕ヒ娞?、存放地點以及需要說明的本案卷組卷質(zhì)量和其他情況。

　　2. 立卷人：應(yīng)由立卷責(zé)任者簽字。

　　3. 立卷日期：填寫完成立卷的日期。

　　4. 審核人：應(yīng)由本級任務(wù)負責(zé)人審核案卷質(zhì)量后簽字。

　　5. 審核日期：填寫案卷質(zhì)量審核完畢的日期。

　　（十）裝訂與裝盒

　　1. 案卷內(nèi)文件材料一般以件為單位裝訂。

　　2. 每件紙質(zhì)文件材料首頁上端空白處加蓋檔號章，檔號章式樣見附件8。

　　3. 案卷內(nèi)文件材料宜采取線裝法或使用不銹鋼訂書釘裝訂。頁數(shù)較多時，使用“三孔一線”裝訂；頁數(shù)較少時，使用不銹鋼訂書釘在歸檔文件材料左側(cè)兩釘裝訂。裝訂要求牢固，做到文件材料不損頁、不倒頁、不壓字，保持裝訂后文件材料的平整。原裝訂方式符合要求的，維持不變。

　　4. 圖紙可不裝訂，并與圖紙目錄一起裝盒。

　　5. 對不宜裝訂的手稿、證件，可用盒、卷、袋或相冊保管。

　　6. 整理好的文件材料應(yīng)按順序裝入檔案盒。

　　7. 檔案盒外表面規(guī)格為：310mm×220mm，脊背厚度可根據(jù)需要設(shè)定。檔案盒宜采用220g以上的單層無酸牛皮紙板雙裱壓制。

　　8. 檔案盒盒脊應(yīng)標注檔號，式樣見附件9。

　　第六條 科研電子文件的整理

　　先導(dǎo)專項科研電子文件的整理包括組件、格式轉(zhuǎn)換、組卷、編制檔號、編制卷內(nèi)目錄、編制案卷封面、編制案卷目錄、編制卷內(nèi)備考表、命名與存儲。

　　（一）科研電子文件組卷、編制檔號、編制案卷封面、編制案卷目錄、編制卷內(nèi)備考表，按照先導(dǎo)專項紙質(zhì)科研文件材料整理要求執(zhí)行。

　　（二）組件

　　1. 科研電子文件組件按照紙質(zhì)科研文件材料組件規(guī)則執(zhí)行。

　　2. 科學(xué)數(shù)據(jù)一般按照數(shù)據(jù)集組件，一個數(shù)據(jù)集為一件。

　　3. 同一份歸檔文件材料的電子文件和紙質(zhì)件應(yīng)為一件。

　　（三）格式轉(zhuǎn)換

　　1. 歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)采用通用格式歸檔，具體包括：

　　版式文件：OFD、PDF/A

　　位圖/照片文件：JPG、TIF

　　二維矢量文件：SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF

　　三維矢量文件：STEP

　　數(shù)據(jù)庫：ET、XLS、DBF、XML

　　電子郵件：EML

　　網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件：HTML

　　電子文件元數(shù)據(jù)及紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)：XLS、XML

　　2. 非通用格式的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用格式，并連同原格式文件材料一并歸檔。經(jīng)信息技術(shù)手段加密的電子文件應(yīng)在解密后歸檔。

　　（四）編制卷內(nèi)目錄

　　科研電子文件卷內(nèi)目錄設(shè)置序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁數(shù)、密級、保密期限、載體形式、容量、格式名稱、計算機文件個數(shù)、生成方式、存儲位置、備注、檔號等項目，式樣見附件4。具體填寫要求如下：

　　1. 序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、密級、保密期限、檔號等項目，按照本規(guī)范“第五條（六）”相關(guān)要求填寫。

　　2. 載體形式：填寫文件材料載體狀態(tài)，如“電子”、“紙質(zhì)和電子”。

　　3. 頁數(shù)：填寫每件歸檔文件材料的頁數(shù)總數(shù)?！拜d體形式”為“紙質(zhì)和電子”的僅填寫紙質(zhì)文件材料頁數(shù)。

　　4. 容量：填寫電子文件大小，單位為KB、MB、GB等。

　　5. 格式名稱：填寫電子文件的格式名稱，如PDF、DOCX等。

　　6. 計算機文件個數(shù)：填寫一件電子文件包含的計算機文件數(shù)量。

　　7. 生成方式：填寫文件材料的生成方式，如原生、數(shù)字化等。

　　8. 存儲位置：填寫電子文件脫機存儲的載體號，載體號命名結(jié)構(gòu)可為“KY-任務(wù)編號-年度-載體序號”；不能脫離生成系統(tǒng)或設(shè)備的電子文件，填寫其所在業(yè)務(wù)系統(tǒng)或生成設(shè)備的名稱、系統(tǒng)訪問路徑或設(shè)備存放地，以及責(zé)任者等信息。

　　9. 備注：填寫需要說明的情況。如電子文件與紙質(zhì)文件材料頁數(shù)不一致時注明“紙質(zhì)文件材料XX頁、電子文件XX頁”。

　　（五）命名與存儲

　　1. 歸檔電子文件應(yīng)按檔號-卷內(nèi)序號進行命名。歸檔電子文件包含的計算機文件，命名規(guī)則為“檔號-卷內(nèi)序號-順序號”。

　　2. 通過中科院檔案數(shù)字資源移交接收系統(tǒng)在線整理歸檔的電子文件在線存儲。無法在線存儲的電子文件應(yīng)選擇一次寫光盤或硬磁盤進行脫機存儲。

　　3. 電子文件脫機存儲時應(yīng)編制說明文件，包括任務(wù)名稱、任務(wù)編號、件數(shù)、起止檔號、載體號、存入日期、密級、保管期限等信息，并與電子文件一并存儲在相應(yīng)載體中。存儲載體應(yīng)配備專門的載體裝具，并標注載體號。

　　4. 不能脫離生成系統(tǒng)或設(shè)備的電子文件，存儲在相應(yīng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)或生成設(shè)備中。

　　第七條 聲像文件材料的整理

　　先導(dǎo)專項聲像文件材料整理包括組件、格式轉(zhuǎn)換、排列、編制檔號、編制目錄、命名與存儲。

　　（一）組件

　　1. 照片原則上一張為一件，同一問題或事件內(nèi)場景或人物相同的若干張照片可為一件。

　　2. 音頻根據(jù)實際生成情況，一個音頻為一件。

　　3. 視頻根據(jù)實際生成情況，一個視頻為一件。

　　（二）格式轉(zhuǎn)換

　　1. 歸檔聲像文件材料應(yīng)采用通用格式歸檔，具體包括：

　　照片：JPG、TIF

　　音頻：WAV、MP3

　　視頻：MP4、AVI、MXF

　　2. 非通用格式的聲像文件材料應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用格式，并連同原格式文件材料一并歸檔。經(jīng)信息技術(shù)手段加密的聲像文件材料應(yīng)在解密后歸檔。

　　（三）排列

　　1. 照片按照管理活動照片、科研活動照片、儀器設(shè)備（含軟件）照片的順序進行排列。其中，管理活動中形成的照片按事由結(jié)合時間排列；科研活動中形成的照片按科研工作階段或重要程度排列；儀器設(shè)備（含軟件）購置中形成的照片按單臺（套）設(shè)備的購置流程排列。

　　2. 音頻、視頻參照照片排列規(guī)則進行排列。

　　（四）編制檔號

　　先導(dǎo)專項聲像檔案檔號由檔案門類代碼、先導(dǎo)專項任務(wù)編號、問題代碼、件號組成，檔號結(jié)構(gòu)為“檔案門類代碼-先導(dǎo)專項任務(wù)編號[-問題代碼]-件號”。檔號釋義圖見附件3。

　　1. 檔案門類代碼：采用檔案門類名稱的拼音首字母縮寫標識。照片檔案代碼為ZP，音頻檔案代碼為YP，視頻檔案代碼為SP。

　　2. 先導(dǎo)專項任務(wù)編號、問題代碼按照本規(guī)范“第五條（四）”相關(guān)要求填寫。

　　3. 件號：填寫文件排列順序號。件號用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的，前面用“0”補足。

　　（五）編制目錄

　　1. 編制照片檔案目錄

　　照片檔案目錄設(shè)置先導(dǎo)專項檔號、立檔單位檔號、題名、張數(shù)、攝影者、攝影時間、容量、保管期限、密級、保密期限、載體號、參見號、格式名稱、文字說明、任務(wù)名稱等項目，式樣見附件10。

　　（1）先導(dǎo)專項檔號、立檔單位檔號：按照本規(guī)范“第五條（四）”相關(guān)要求編制。

　　（2）題名：填寫照片所反映的主要內(nèi)容。照片中涉及的重要人物，應(yīng)標明人物的姓名、身份（職務(wù)）和所處位置，并外加“[ ]”。

　　（3）張數(shù)：填寫一件中包含的照片張數(shù)。

　　（4）攝影者：填寫照片的拍攝者。

　　（5）攝影時間：填寫照片的拍攝時間。

　　（6）容量：填寫照片大小，單位為MB、GB等。

　　（7）保管期限：分為永久，定期10、30年，可參考與其有密切聯(lián)系的其他載體檔案的保管期限劃定。

　　（8）密級：照片檔案保密程度的等級，一般分為秘密、機密、絕密三種。沒有密級的，不用標識。

　　（9）保密期限：填寫照片保密期限，如“1年”；無保密期限的不填寫。

　　（10）載體號：填寫照片脫機存儲的載體號，載體號結(jié)構(gòu)可為“ZP-任務(wù)編號-年度-載體序號”。

　　（11）參見號：填寫與照片有密切聯(lián)系的其他載體類型檔案的檔號。

　　（12）格式名稱：填寫照片的計算機文件類型，如JPG、TIF等。

　　（13）文字說明：填寫照片的說明，包括事由、地點、人物、背景要素。

　　（14）任務(wù)名稱：填寫各級任務(wù)實施單位所承擔(dān)任務(wù)的全稱或規(guī)范簡稱。

　　2. 編制音頻、視頻檔案目錄

　　音頻、視頻檔案目錄設(shè)置先導(dǎo)專項檔號、立檔單位檔號、題名、攝錄者、攝錄日期、時間長度、容量、保管期限、密級、保密期限、載體號、參見號、格式名稱、文字說明、任務(wù)名稱等項目，樣式參見附件11。

　　（1）先導(dǎo)專項檔號、立檔單位檔號、題名、攝錄者、攝錄日期、容量、保管期限、密級、保密期限、參見號、文字說明、任務(wù)名稱按照本規(guī)范“第七條（五）1”相關(guān)要求填寫。

　　（2）時間長度：填寫音頻、視頻的持續(xù)時間。時間長度格式為：hh：mm：ss，其中，hh表示以小時為計量單位的時間長度，mm表示以分為計量單位的時間長度，ss表示以秒為計量單位的時間長度。

　　（3）載體號：填寫音頻、視頻脫機存儲的載體號，音頻檔案載體號結(jié)構(gòu)可為“YP-任務(wù)編號-年度-載體序號”；視頻檔案載體號結(jié)構(gòu)可為“SP-任務(wù)編號-年度-載體序號”。

　　（4）格式名稱：填寫音頻、視頻的計算機文件類型。音頻為WAV、MP3；視頻為MP4、AVI、MXF。

　　（六）命名與存儲

　　1. 照片采用“檔號-照片張?zhí)枴备袷矫Ｒ纛l、視頻以其“檔號”命名。

　　2. 歸檔聲像文件材料通過中科院檔案數(shù)字資源移交接收系統(tǒng)在線存儲。無法在線存儲的聲像文件材料應(yīng)選擇一次寫光盤或硬磁盤進行脫機存儲。

　　3. 聲像文件材料脫機存儲時應(yīng)編制說明文件，包括任務(wù)名稱、任務(wù)編號、件數(shù)、起止檔號、載體號、存入日期、密級、保管期限等信息，并與聲像文件材料一并存儲在相應(yīng)載體中。存儲載體應(yīng)配備專門的載體裝具，并標注載體號。

　　第八條  標本、樣品、樣機應(yīng)按要求整理形成實物檔案清單（式樣見附件12）。具體填寫要求如下：

　　1. 序號：歸檔實物順序號。

　　2. 實物檔案名稱：應(yīng)填寫該實物檔案的全稱。

　　3. 類型：填寫實物檔案類型，如樣品、標本、樣機。

　　4. 數(shù)量：填寫一件實物檔案包含的實物數(shù)量或其容器數(shù)量。

　　5. 參見號：填寫實物檔案相關(guān)聯(lián)文件材料的檔號。如研制樣機填寫與其相關(guān)聯(lián)的合同或任務(wù)書、樣機正側(cè)面照的檔號；樣品、標本填寫相關(guān)實驗數(shù)據(jù)、論文、照片等文件材料檔號。

　　6. 責(zé)任者：實物所有或保管的部門，應(yīng)使用全稱或規(guī)范簡稱。

　　7. 存放地點：填寫實物具體存放地點（具體到房間號），并注明樣機、樣品、標本的編號。

　　8. 備注：填寫需要說明的情況。

　　9. 先導(dǎo)專項任務(wù)編號：填寫本任務(wù)先導(dǎo)專項任務(wù)編號。

　　10. 填表人：應(yīng)由填表人簽字。

　　11. 填表日期：完成填表的日期。

　　12. 審核人：應(yīng)由本級任務(wù)負責(zé)人審核本表后簽字。

　　13. 審核日期：實物檔案清單審核完畢的日期。

　　第九條  先導(dǎo)專項各任務(wù)實施單位應(yīng)編制《先導(dǎo)專項檔案歸檔說明書》（模板見附件13），由任務(wù)負責(zé)人和綜合檔案室（檔案部門）負責(zé)人審核簽字，并作為本任務(wù)形成檔案的第一個案卷的第一份文件。

　　第十條 先導(dǎo)專項歸檔文件材料向所屬單位綜合檔案室（檔案部門）歸檔時，應(yīng)填寫交接清單（模板見附件14），履行清點、簽字手續(xù)。

　　第三章 附    則

　　第十一條 本規(guī)范由辦公廳負責(zé)解釋。

　　第十二條 本規(guī)范自印發(fā)之日起實施，2017年5月5日印發(fā)的《中國科學(xué)院辦公廳關(guān)于印發(fā)<中國科學(xué)院戰(zhàn)略性先導(dǎo)科技專項文件歸檔要求和整理規(guī)范（試行）>的通知》（科辦〔2017〕5號）同時廢止。